檔從最初產生至被銷毀或被檔案館永久保存的整體運動過程。美國檔案學者J.羅茲將其含義精闢地闡述為：從檔的產生，經過履行組織職能的工具進行活動和工作的階段，一直到其現實效用的消失，或者當其全部使用目的已經達到時對其進行銷毀，或者因其具有永久保存的價值，而把它們作為檔案賦予新的使命的整個週期。國際檔案理事會對這一過程所下的定義是：檔從其產生或接受至最後處置的生命跨度。檔生命週期形象地突出瞭檔運動的一種時間跨度，即從最初形成到最最終歸宿的運動變化過程。
“文件生命周期”是由美國檔案學者P.佈魯克斯最早提出的。他在《美國檔案工作者》（1940年10月號）上發表瞭題為《為保存目的而挑選文件》(The Selection of Records for Preservation)的論文，首次使用瞭“life cycle of records”（文件生命周期）的提法。後來這一概念在不同國傢或不同語種中也有類似的表述。如英國表述為“life stages of records”（文件生命階段），西班牙語表述為“ciclo vital de les documentos”（文件生命周期）。
“文件生命周期”的提出為西方檔案界研究文件客觀運動過程和規律、並最終提出文件生命周期理論奠定瞭基礎。文件生命周期理論後來成為現代檔案學的核心理論之一，為文件和檔案管理提供瞭科學指導。