採用科學分析方法，將檔按其目的、用途、要求、表現形式、資料元的表述以及檔載體的材質進行統一設計，使之規範化，滿足現代化設備處理的需要而制定相應的標準和規範，並在相關領域應用實施的全過程。檔格式有以下幾種：①以文字為主體，採用特定體例記錄資訊；②以圖表和文字相結合的方式記錄資訊，用固定形式的表格記錄必要資料的格式，體現在紙質媒體上；③以特定的記錄格式存儲資料，並將資料記錄在磁媒體或可被電腦識讀的其他媒體上。國際上檔格式標準化工作始於20世紀70年代代初期。國際標準化組織(ISO)在1972年成立瞭ISO/TC 154，標志著文件格式標準化工作走上正軌。中國的文件格式標準化工作始於1985年，為對口ISO/TC 154，1986年正式成立瞭全國文件格式及數據元標準化技術委員會。正式發佈的文件格式國傢標準已達10多項。文件格式標準化的內容包括格式設計標準化、數據元標準化、文件用紙規格及印刷裝訂標準化等。