社會組織或個人在各項活動中產生的、具有特定效用的憑證性資訊記錄。
詞源 “檔”一詞常與“文書”、“公文”通用。從漢語詞源看，“文書”一詞出現最早，《漢書·刑法志》記載：“文書盈於幾閣，典者不能遍睹”；“公文”一詞最早見於《後漢書·劉陶傳》：“但更相告語，莫肯公文”；“檔”一詞出現於清末，在《內閣屬官官制》中有“掌本閣公牘檔”的記載。
“文文書”和“文件”兩個概念十分相近，其區別主要在於應用時代和使用習慣。中國清代以前沒有“文件”一詞，現在常把歷史上的文件稱為“文書”，而當代的多稱為“文件”(特別是新型載體，如電子文件)；“文書”的引申義是指從事這種工作的人。
文件可分為公務文件和私人文件兩類。公務文件簡稱“公文”，指社會組織的公務活動的信息記錄；私人文件指個人、傢庭、傢族在處理自身事務的活動中形成的信件、筆記、書稿、契約、證書、遺囑、傢(族)譜等憑證性記錄材料。公文是文件的主流。
定義 狹義的文件指公文。中國國務院2000年頒佈的《國傢行政機關公文處理辦法》規定：“公文是指行政機關在行政管理中所形成的具有法定效力的和規范體式的公務文書。”廣義的文件包括公私機構和個人的文件。國際檔案理事會《檔案術語詞典》(1984)中“文件”的定義為：“機關、團體、組織或個人在履行其法定職責或處理事務中所形成、收到並保存的信息記錄，不論其形式和載體如何。”國際標準化組織頒佈的國際標準ISO15489(2001)的“文件”定義為：“機構或個人為履行法定義務或處理事務而形成、接收和妥善保存的具有證據價值和情報價值的信息。”
特點 ①公文是由法定作者制發的。法定作者指依法成立並能以自己的名義行使權力、負擔義務的社會組織(包括國傢機關、企業、事業單位和人民團體及其領導人)。公文的法定作者是公文具有法定效力的出發點，公文的其他特點皆由此派生而來。②公文具有法定的權威性。在法定的時間與空間范圍內，公文能夠對受文者的行為產生一定程度的強制性影響，對受文者具有直接約束力。③公文具有現行效用。公文在其內容所針對的現行公務活動中、在特定的時間范圍內直接發揮實際效力，具有依據和憑證功能。發揮現行效用是公文最本質的屬性，也是區別於檔案的重要標志。④公文具有規范的體式。公文的文體和格式必須符合國傢的統一規定。公文的規范體式是公文合法性的象征，充分體現瞭公文的準確性、嚴肅性和有效性。⑤公文具有特定的處理程序。按照國傢有關規定，收文和發文均有相應的處理程序，各環節皆有順序性和規范性，不得自行其是，旨在保證文件工作的質量與效率。
功能 公文的基本功能是有效記錄、傳遞和存儲權威性、憑證性信息。它是通過具體的文種(如：命令、決定、公告、通告、通知、通報、意見、批復、議案、請示、報告、函、會議紀要等)，在特定公務活動中發揮各自的作用來實現的。由於公文的內容不同，運用的領域和發揮作用的形式不同，功能的表現形式多種多樣，具體表現為策令作用、規范作用、宣傳作用、聯系作用、憑證作用等。各種作用形式並非孤立存在，而是相互依存、彼此聯系。
稿本 公文在起草直至完善的過程中，形成瞭一系列具有不同作用、不同價值的文稿和文本。主要包括：①草稿。指公文撰擬過程中最初形成的原始稿件，供討論、修改、審批之用。它不屬於正式文件，不具備現實執行效用。除少數用於征求意見的文件外，草稿一般不向外發出也不歸檔保存，隻有某些特別重要文件的草稿才需歸檔保存。②定稿。指經領導人審閱簽發或經會議討論通過的最後完成稿，是繕印正本的依據。草稿一旦經過領導人簽發便成為定稿，不經其同意不得再作任何改動。定稿反映瞭文件撰擬、審核、簽發的全過程，具有重要的查考價值和憑證作用，因此凡需保存的文件，其定稿亦應予以保存。③正本。指根據定稿繕印、用於向外發出的正式文本。正本具有標準規范的公文格式和生效標識，具有法定效力，其證據價值得到法律的認可和保護。試行本、暫行本、修訂本均屬於正本的特殊形式。④副本。指正本的復份或復制本，在形式上與正本部分完全相同，供抄送、傳閱、存檔備查之用。其中用於與定稿一同立卷歸檔的文本，又可稱為存本。⑤不同文字的稿本。指一份公文根據需要而采用兩種或兩種以上語言文字的文稿和文本。不同文字主要指國內使用的漢文與少數民族文字，或涉外文件中的中文與外文。