用電子手段傳送信件、單據、資料等資訊的通信方法。電子郵件綜合瞭電話通信和郵政信件的特點，它傳送資訊的速度和電話一樣快，又能象信件一樣使收信者在接收端收到文字記錄。電子郵件系統又稱基於電腦的郵件報文系統。它承擔從郵件進入系統到郵件到達目的地為止的全部處理過程。電子郵件不僅可利用電話網絡,而且可利用任何通信網傳送。在利用電話網絡時,還可利用其非高峰期間傳送資訊，這對於商業郵件具有特殊價值。由中央電腦和小型電腦控制的面向有限用戶的電子系統可以看作是一種計算算機會議系統。
傳送方式 電子郵件傳送方式有以下四種：①電子信件。這是專門傳送文字信息的電子郵件，它在兩個文字處理終端間進行傳送，文件長短可任意變化。②電子信箱。這是一種記憶傳送方式，限於傳送文字信息。它不必由專門的文字處理機將信息輸入系統，計算機一般終端設備或通信終端設備都可用於這種傳遞。③傳真郵件。這是在兩臺傳真機之間進行傳遞，由傳真機輸入數字信號，因而可以傳送圖形信息。若使用電子信箱，識別和存儲這些信息需要大容量的存儲器，一頁A4格式的印刷品需要 100千位的存儲量。④語音郵件。這是兩個電子郵件語音系統間的數字化語音信息的傳遞，主要問題是數字化語音信息需要大容量存儲器,講30秒鐘話,數字化語音信息就要有 2兆位的存儲量。電子信件和傳真郵件均可由郵局分送。
系統組成 電子郵件系統由硬件和軟件兩部分組成。硬件包括通信設備和傳送系統出入口的終端設備，如文字處理機，電話耳機，拾音器，微處理機，攝像機，繪圖儀等。軟件包括命令模塊、服務程序和管理程序。命令模塊能使用戶以正確的格式輸入信息，告訴用戶如何利用系統的各種服務功能。管理程序負責管理系統中的信息，確認用戶的物理地址和相應的電子信箱，並使系統具有可擴性。電子信箱可設在用戶所在地點或集中設在一個中心地點，也可分設在計算機局部網絡所連接的各種設備上。
系統功能 電子郵件系統除能接受輸入信息、傳送信息和輸出信息外，還能提供多種服務功能，如信息的編輯、檢索、轉發、存檔和刪除等。電子郵件一般分為兩部分：信頭和信體。信頭相當於信封，信體相當於信的正文。信頭上除註明收信人地址、姓名和發信人地址外，還提供若幹信息欄，如內容提要欄、附帶資料欄和多地址發送欄等，由電子郵件軟件對它們進行解釋。內容提要欄是給寫信人扼要地說明信件的主要內容，使收信人便於查看信箱。由於文件和資料均存儲在計算機數據庫內，發信人隻要在附帶資料欄填上文件名，這些文件就與信件一起送到收信者的信箱裡。若要將同一信件分發給多個收信者，發信人隻要列一張分發表，在多地址分發欄中填上地址和收信者的姓名，就可以實現廣播式通信。電子郵件還有轉發功能，發信人隻要按轉發的功能鍵，並填上轉發地址加上按語，即可將原件轉發出去。電子郵件還可存檔和刪除。一般都隻要按一下相應的功能鍵，就可以實現。
語音郵件 如果電子郵件能接受語音輸入，並能在接收方以語音輸出，就成為語音電子郵件，簡稱語音郵件。以計算機為基礎的語音郵件，關鍵是語音的輸入和存儲。通常是用聲碼器將拾音器產生的語音模擬信號轉換成計算機所能接受的數字信號，然後存儲在計算機裡作為要傳送的語音郵件信息。數字化後的語音郵件也具有電子信件的各種功能，語音郵件的信頭與電子信件一樣，但信體部分是數字化的語音信息，語音郵件到達收信者的信箱後，再通過聲碼器將數字語音信號還原成模擬語音信號，經揚聲器發出聲音。
智能郵件 這是一個能與收信者對話的主動運行程序。智能郵件是由發信者用人工智能語言描述的可運行程序，發送過程中能收集信息，能與收信者對話，並能按實際情況作出判斷，動態決定發送對象。它的運行過程涉及一個郵件的多副本傳送、整體變量的更新同步等問題。