檔案管理

　　檔案搜集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用的總稱。廣義上也包括檔案機構管理、檔案事業管理、檔案教育和檔案科學研究。檔案管理從某種意義上講是文書管理的繼續，它對科學管理歷史文獻資料，維護國傢利益和歷史面貌具有重要意義；也可為國傢行政機關提供資訊和服務，是行政機關管理的一項重要內容。

　　“檔案”一詞在中國初見於清代，《柳邊紀略》中說：“邊外文字，多書於木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存貯年久者曰檔案。”檔案是具有察考價價值並經過立卷歸檔集中保管起來的各種文獻資料。包括收發電訊文件、會議記錄、人事材料、技術文件、出版管理物原稿、財會簿冊、印模、照片、影片、錄音、錄像、磁盤，以及有保留價值的各種文書。按部門、行業及用途不同，檔案分為歷史檔案、人事檔案、科技檔案、軍事檔案、公安檔案、醫療檔案等若幹種類。

　　檔案管理的基本內容：①檔案搜集。把分散在各機構和個人手中的檔案以及散失在各處的檔案，按有關規定有計劃地分別集中到檔案管理機構。②檔案整理。對檔案進行分類，編立案卷和案卷目錄，使之系統化，以便保管和利用。具體工作有：區分全宗、分類、立卷、卷內文件整理、案卷裝訂、案卷封面編目、案卷排列、編制案卷目錄等。③檔案鑒定。甄別各種檔案的價值，挑選有價值的檔案並確定其保管期限，剔除無價值檔案予以銷毀。④檔案保管。采取專門技術措施，消除損毀檔案的自然和人為因素，延長檔案壽命，維護檔案的系統、完整和安全。⑤檔案統計。對檔案和檔案管理工作有關的數據所作的搜集、整理、計算和分析。以表冊、數字、數學模式表示統計結果，為制定檔案工作的方針、計劃和檢查工作以及總結經驗提供依據。⑥檔案利用。檔案管理的目的是發揮檔案的作用，為利用者提供有效服務。包括編制檢索目錄，介紹與報道保存檔案的內容和成分；以各種方式為利用者提供所需的檔案材料。提供利用的方式有以原件提供、復制品提供、根據檔案內容綜合編寫資料提供等。

　　檔案管理向現代化發展，包括存貯技術，電子計算機、縮微照相機的應用；防護技術，原子能處理，空調器、吸濕器、吸塵器的利用；復制技術，復印機、掃描機的使用；裝訂技術，使用自動打眼機等。

　　中華人民共和國檔案管理基本原則是：集中統一管理國傢全部檔案，維護檔案的完整與安全，便於各方面工作的利用。全國檔案工作在共產黨和政府的統一領導下，設立各級檔案管理機關，分層進行管理。國務院設國傢檔案局，負責全國范圍內檔案管理工作的指導和監督。各省（自治區、直轄市）、市（自治州）、縣設檔案管理機構，負責對所轄地區內檔案工作的指導、監督和管理。在設有直屬單位的某些主管領導機關，為瞭對所屬系統各單位的檔案工作進行指導、監督和管理，也可以設立掌管本系統檔案工作的工作機構，業務上受國傢檔案局和地方檔案管理機關的指導。各級機關的檔案由機關內設立的檔案室集中管理。其中需要長期和永久保存的檔案，經過一定年限後，移交各級檔案館統一保管。