利用現代通信技術、辦公自動化設備和電子電腦系統或工作站來實現事務處理、資訊管理和決策支援的綜合自動化，英文縮寫OA。實現辦公自動化的系統（OA系統）是建立在電腦局部網路基礎上的一種分散式資訊處理系統，所以又稱辦公資訊系統。OA系統是一種人機系統，其核心設備是電子電腦系統或OA工作站。OA系統包括資訊採集、資訊加工、資訊傳輸和資訊存取等四個基本環節。
發展簡史 “辦公自動動化”一詞是50年代中在美國首先出現的，當時是指利用電子數據處理設備使簿記工作自動化。此後，辦公自動化的發展經歷瞭三個階段。第一階段,從50年代中到70年代中,采用文字處理機、復印機、傳真機、專用交換機等辦公自動化設備實現單項業務的自動化。第二階段，70年代中到80年代初，把分散在各辦公室的電子計算機系統連接成計算機局部網絡。在此階段通常采用電子報表、電子文檔、電子郵件等新技術和高功能的辦公自動化設備。第三階段，從80年代中開始，辦公自動化向建立綜合業務數字網的方向發展。在此階段出現高功能的OA軟件包、多功能的OA工作站和各種聯機辦公自動化設備，如電子白板、智能復印機、智能傳真機、電子照排輕印刷設備、復合電子文件系統等。
系統模型 根據辦公室的類型、活動的特點和不同的目標可建立不同的模型或模型體系。1980年紐曼把OA系統的模型分為五種：①信息流模型。它描述各辦公室之間和辦公室內信息傳遞的情況。②過程模型。它描述辦公室完成特定任務的執行過程和進程步驟。③數據庫模型。它通過信息存取方式來描述辦公室業務。④決策模型。它把辦公室信息加工過程變換成結構化或半結構化過程，用特定的決策模型來作出相應的決策。⑤行為模型。它描述人的行為規律，以便協調人際關系。在辦公自動化的初級階段著重信息流模型、過程模型和數據庫模型。在辦公自動化的高級階段則要利用決策模型和行為模型。
系統功能 辦公自動化系統具備下列六項功能：①文字處理。包括文件的輸入、編輯、修改、合並、生成、存儲、打印、復制和印刷等。通常由文字處理機、智能復印機和電子照排輕印刷設備等來完成這項任務。②文件管理。包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或專用的分佈式關系數據庫系統來實現。③行政管理。包括圖表生成、日程安排、工作計劃、人事管理、財務管理和物資管理等，主要依靠計算機的圖形系統、數據庫和各種應用軟件來實現。④信息交流。OA系統主要是通過電子郵件和電子會議等方式交流信息，已從采用電話網、用戶電報網、計算機網發展到采用綜合業務數字網。⑤決策支持。OA系統可配置決策支持系統(DSS)和群體決策支持系統(GDSS)。⑥圖像處理。包括用光學字符閱讀器直接將印刷體字母和數字輸入計算機，用光電掃描儀或數字化儀將圖形文字輸入計算機。有的OA系統配置圖像處理系統，它具有圖像識別、增強、壓縮和復原等功能。
系統組成 OA系統的組成包括硬件和軟件兩部分。硬件有通信設施（如計算機局部網絡、程控交換機、電話網、用戶電報網、公用數據網、綜合業務數字網等），數據處理設備（超級微型計算機系統或OA工作站），終端設備（如電傳打字機、交互式終端、智能終端、圖像終端、傳真機、書寫終端、可視文字處理終端、可視用戶電報終端等），辦公自動化設備（如文字處理機、繪圖機、激光打印機、智能復印機、電子照排輕印刷設備等），接口設備（如調制解調器、適配器、集線器等）。OA系統的硬件通過計算機局部網絡連成一個整體，實現資源共享。OA系統的軟件有系統軟件（如操作系統、編譯系統、數據庫管理系統等），通信軟件（如通信規約、網絡協議、電子郵件、電子會議等），應用軟件（如文字處理、表格處理、圖形處理等工具軟件以及針對OA系統專項業務而編制的軟件，如人事管理、財務管理、庫存管理等專用軟件）。OA系統的性能在一定程度上決定於軟件的功能。現在已有功能齊全的OA軟件包，如 IBM公司的PRROFS,DEC公司的All-in-One，王安公司的WangOffice，DG公司的CEO等。組合軟件Lotas 1-2-3-4-5已把文字處理、電子數據表、圖形、數據庫和通信結合在一起。OA系統還常采用窗口軟件。
人機接口 OA系統的人機接口包括物理接口和邏輯接口。邏輯接口是指系統操作，物理接口是指輸入輸出手段。多數系統都提供菜單，提示命令、功能鍵和求助頁面。求助頁面是一種問答式頁面，用自然語言進行詢問和回答,當用戶不知道如何使用特定的服務程序時,求助頁面便告知使用方法。多數系統還提供日歷、調度、會議等服務程序，以及文件生成系統、數據庫管理系統、通信設施等。辦公人員與OA系統直接接觸的是計算機系統或OA工作站,應具有靈活多樣的系統交互方式,包括語言交互、文字交互、圖形交互、鍵盤交互等方式，一般采用鍵盤和顯示器。顯示器以菜單排列方式引導出要處理的作業內容,辦公人員通過鍵盤輸入數據和命令。OBE語言是一種二維舉例詢問語言，它允許辦公人員在二維圖象目標內直接進行程序設計。它的數據目標包括字母、表格、報告和圖形等。辦公人員可利用鼠標器或光筆很方便地在二維顯示屏幕上建立、存儲和分配文件資料，處理不同的表格和圖形。還可采用光電掃描儀或數字化儀直接將文件和圖表輸入計算機處理，用智能復印機實現遠程復印，用智能傳真機進行文件的存儲和轉發等接口技術。在電子會議上可采用電子白板，以便用遙控器遙控操作，實現全畫面檢索、存儲和復印。用戶接口的發展方向是采用OA專傢系統。